Wymagania EUDR nie muszą oznaczać skomplikowanego i czasochłonnego procesu wdrożenia. Kluczem jest właściwe połączenie wiedzy regulacyjnej, znajomości łańcucha dostaw i technologii wspierającej realizację obowiązków w praktyce. W przypadku importerów produktów z drewna szczególne znaczenie ma nie tylko zebranie wymaganych dokumentów i informacji, ale także ich weryfikacja, ocena ryzyka oraz możliwość udokumentowania podjętych decyzji. Samo złożenie oświadczenia DDS nie zastępuje pełnego procesu należytej staranności.
Swapan Chaudhuri, CEO Deeplai PSA
Loża Ekspertów Branży Drzewnej i Meblarskej
Swapan Chaudhuri
Po zidentyfikowaniu obowiązków wynikających z rozporządzenia EUDR, które mają zastosowanie do naszej roli w łańcuchu dostaw, pojawia się kolejne pytanie: jak je skutecznie i spójnie realizować? W niniejszym artykule omówię podstawowe obowiązki regulacyjne oraz praktyczny, szybki i prosty model ich wdrażania.
Jeśli rozwiązanie łączy podmioty łańcucha dostaw w jeden proces zapewniania zgodności, odpowiedzialność staje się wspólna, co tworzy solidniejszą podstawę dla długoterminowych partnerstw biznesowych. Zgodność z przepisami musi być poparta dowodami, a wiarygodne dowody leżą w interesie każdego partnera w łańcuchu dostaw.
Aby sprostać zakresowi i złożoności zapewnienia zgodności z rozporządzeniem EUDR, opracowaliśmy ujednolicony proces zapewniania zgodności, zaprojektowany z myślą o wydajnym wdrożeniu. Na przykładzie TimberID pokażę, w jaki sposób technologia i automatyzacja procesów mogą wspierać praktyczną i wydajną realizację wymogów rozporządzenia EUDR.
Zmiany z 2025 r. uprościły obowiązki podmiotów działających na dalszych etapach łańcucha dostaw oraz podmiotów zajmujących się obrotem, nie znoszą jednak podstawowych obowiązków w zakresie należytej staranności spoczywających na operatorze wprowadzającym odpowiednie produkty na rynek UE. W przypadku produktów przemysłu drzewnego objętych już rozporządzeniem EUTR rozporządzenie EUDR ma zastosowanie od 30 grudnia 2026 r. Od tej daty rozporządzenie EUTR traci moc, z zastrzeżeniem szczególnych przepisów przejściowych dotyczących niektórych rodzajów drewna i produktów z drewna wyprodukowanych przed 29 czerwca 2023 r.
W przypadku importu produktów z drewna do UE importer jest „podmiotem gospodarczym” w rozumieniu rozporządzenia EUDR, jeżeli jest stroną wprowadzającą dany produkt na rynek unijny po raz pierwszy. Status tego podmiotu gospodarczego jest istotny, ponieważ określa, które obowiązki wynikające z rozporządzenia EUDR mają zastosowanie.
Obowiązki te należy wypełnić przed wprowadzeniem danego produktu na rynek UE. W przypadku importu oświadczenie o należytej staranności należy złożyć przed dopuszczeniem produktów do wolnego obrotu, dlatego też należy zapewnić zgodność z przepisami z dużym wyprzedzeniem przed wysyłką i odprawą celną.
Definicja obowiązku dochowania należytej staranności obejmuje proces gromadzenia wymaganych informacji i dowodów dotyczących źródła pochodzenia surowca, aż do poziomu geolokalizacji obszaru leśnego. Proces dochowania należytej staranności wymaga od podmiotu gospodarczego gromadzenia informacji, oceny ryzyka oraz, w razie potrzeby, ograniczania ryzyka, tak aby mógł on wykazać, że dany produkt jest zgodny z rozporządzeniem. Obejmuje to informacje umożliwiające identyfikowalność odpowiednich działek produkcyjnych oraz ich geolokalizację. W praktyce wymaga to wiedzy, odpowiednich procesów oraz kontrolowanej realizacji.
Przeprowadzany jest proces należytej staranności: ocena ryzyka, gromadzenie informacji i dokumentacji oraz, w razie potrzeby, wdrażasz środki ograniczające ryzyko przed wprowadzeniem towarów na rynek UE.
Gromadzone są dane geolokalizacyjne dotyczące działek uprawnych, śledząc łańcuch dostaw aż do odpowiednich działek produkcyjnych.
Składane jest oświadczenie DDS za pośrednictwem systemu informacyjnego EUDR i udostępniasz numer referencyjny DDS na potrzeby procedur celnych, gdy jest to wymagane.
Ponoszona jest odpowiedzialność prawną, jeśli okaże się, że proces należytej staranności nie spełnia wymogów; właściwe organy mogą podjąć działania egzekucyjne, a państwa członkowskie mogą nałożyć kary.
Słysząc stwierdzenia, że do złożenia DDS wystarczy podać geolokalizację źródła i specyfikację produktu, należy podchodzić do nich z ostrożnością. DDS jest wynikiem szerszego procesu należytej staranności; podstawowe informacje, ocena ryzyka i dowody potwierdzające muszą być przechowywane i udostępniane zgodnie z wymogami rozporządzenia.
W tym artykule wyjaśniam, na czym polegają kluczowe obowiązki importera, jakie kompetencje są potrzebne do ich skutecznej realizacji oraz jak rozwiązania takie jak TimberID mogą pomóc przełożyć wymagania regulacyjne na uporządkowany i powtarzalny proces biznesowy.
Kategoria „podmiotu działającego na dalszym etapie łańcucha dostaw lub podmiotu zajmującego się obrotem odnosi się zazwyczaj do podmiotów znajdujących się dalej w łańcuchu dostaw, po tym jak dany produkt został już objęty obowiązującymi wymogami rozporządzenia EUDR.
Sytuacja ta nie eliminuje jednak wszystkich obowiązków regulacyjnych ani ryzyka.
Niektóre przedsiębiorstwa mogą zakładać, że ograniczone obowiązki mające zastosowanie do podmiotów działających na dalszym etapie łańcucha dostaw i przedsiębiorców handlowych pozwalają im polegać przede wszystkim na informacjach otrzymanych od podmiotów działających na wcześniejszym etapie łańcucha dostaw.
Jednak importer wprowadzający dany produkt na rynek UE może sam być podmiotem gospodarczym, a nie podmiotem działającym na dalszym etapie łańcucha dostaw lub przedsiębiorcą handlowym. Klasyfikacja zależy zatem od konkretnej transakcji w łańcuchu dostaw i roli danego podmiotu.
Mniejsze obowiązki nie oznaczają braku obowiązków w zakresie zgodności z przepisami. Nawet w przypadku prawdziwych podmiotów zajmujących się handlem/podmiotów działających na dalszym etapie łańcucha dostaw nowelizacja z 2025 r. ograniczyła niektóre obowiązki związane ze sprawozdawczością i należytą starannością, zachowując jednocześnie określone obowiązki w zakresie przekazywania informacji, prowadzenia dokumentacji, powiadamiania i współpracy.
Produkt niezgodny z przepisami nie może być sprzedawany, niezależnie od tego, kto złożył pierwotne oświadczenie.
Zmienione przepisy zawierają również istotne zabezpieczenia na wypadek, gdy istotne informacje wskazują na ryzyko niezgodności:
Uzasadnione obawy mogą pociągać za sobą dodatkowe obowiązki. W szczególności podmioty działające na dalszym etapie łańcucha dostaw oraz podmioty zajmujące się obrotem handlowym, które nie są MŚP, a które dowiedzą się o istotnych informacjach wskazujących na niezgodność, muszą podjąć kroki wymagane w art. 5, w tym przeprowadzić weryfikację w przypadku uzasadnionych obaw.
Nowe istotne informacje wskazujące, że produkt jest narażony na ryzyko niezgodności, mogą również spowodować powstanie obowiązku natychmiastowego zgłoszenia.
Wniosek jest jasny: numer referencyjny DDS dostawcy nie powinien być traktowany jako substytut zrozumienia własnych obowiązków wynikających z rozporządzenia EUDR.
W przypadku importera punktem wyjścia powinno być ustalenie czy importer kwalifikuje się jako Pierwszy Operator w rozumieniu rozporządzenia, a jeśli tak, to powinien on przeprowadzić pełny proces należytej staranności.
System TimberID w praktyce ułatwia zarządzanie dokumentacją
Wymogi rozporządzenia są jasne: należyta staranność oznacza zebranie wiarygodnych i weryfikowalnych informacji oraz dokumentacji, które stanowią dowód pochodzenia surowca aż do poziomu geolokalizacji lasu. Wymagane dowody wykraczają poza pojedynczy punkt danych. Operator musi dysponować wystarczającymi informacjami i dowodami, aby wykazać zgodność z przepisami oraz uzasadnić wymaganą ocenę ryzyka, w tym – w razie potrzeby, zapewnić identyfikowalność do odpowiednich działek produkcyjnych.
Arkusz kalkulacyjny dostawcy zawierający współrzędne stanowi jedynie oświadczenie i sam w sobie niekoniecznie jest wystarczającym dowodem. Zebranie określonej dokumentacji transakcyjnej i przeprowadzenie weryfikacji sprawia, że informacje te stają się uzasadnioną bazą dowodową. Kluczową kwestią jest poziom wewnętrznej wiedzy specjalistycznej, jakiej organizacja potrzebuje do zarządzania tym procesem.
W tym zakresie TimberID został zaprojektowany tak, aby wspierać te wymagania operacyjne poprzez połączenie danych, dokumentacji, identyfikowalności i zarządzania przepływem pracy w jeden proces zapewnienia zgodności.
System TimberID w praktyce ułatwia zarządzanie dokumentacją.
Kompetencje w zakresie obserwacji Ziemi / GIS: analiza zdjęć satelitarnych i danych GIS, które mogą pomóc w ocenie historii użytkowania gruntów oraz zmian w tym zakresie w odniesieniu do terminu granicznego wylesiania określonego w rozporządzeniu EUDR, czyli 31 grudnia 2020 r.
Specyficzna dla danego kraju wiedza z zakresu leśnictwa i prawa: system wydawania zezwoleń oraz zasady własności gruntów w każdym kraju pochodzenia, ponieważ dokumentacja potwierdzająca legalność musi być autentyczna, istotna i aktualna zgodnie z obowiązującym prawem kraju produkcji.
Wiedza specjalistyczna w zakresie identyfikowalności łańcucha dostaw polega na zrozumieniu, w jaki sposób drewno jest pozyskiwane, gromadzone i przetwarzane, oraz na identyfikowaniu potencjalnych rozbieżności między wielkością pozyskania, przetwarzaniem, gromadzeniem a dokumentacją eksportową.
Wszystkie te obszary wiedzy specjalistycznej wspierają kluczowe zadanie polegające na ustaleniu, czy dostępne dowody są wystarczające do uzasadnienia wniosku o zgodności z rozporządzeniem EUDR.
Należy zbudować odpowiedni potencjał. Należy zapewnić niezbędną wiedzę specjalistyczną wewnątrz firmy lub zaangażować odpowiednio wykwalifikowanych specjalistów wewnętrznych lub zewnętrznych, zwłaszcza gdy zaopatrzenie obejmuje wiele krajów lub regionów o odmiennych uwarunkowaniach prawnych i ekologicznych.
W razie potrzeby należy korzystać z wiedzy specjalistycznej. Należy angażować konsultantów leśnych, jednostki certyfikujące lub innych wykwalifikowanych dostawców usług w zakresie due diligence, gdy wymagana jest wiedza dotycząca konkretnego kraju lub wiedza techniczna.
Należy oddzielić realizację zadań od oceny sytuacji. Zespoły wewnętrzne mogą zajmować się gromadzeniem dokumentacji, koordynacją dostawców i logistyką, podczas gdy wykwalifikowany personel powinien oceniać dowody oraz ponosić odpowiedzialność za niezbędną ocenę ryzyka i decyzje dotyczące jego ograniczania.
Oprogramowanie może wspomagać ten proces oceny, ale nie zastępuje obowiązków operatora ani potrzeby przeprowadzenia odpowiedniej oceny przez człowieka.
Rozwiązanie oferuje modele partnerstwa TimberID i/lub powiązanych dostawców, które pozwalają ustalić przejrzystą odpowiedzialność dostawców za dokumentację zgodności na każdym poziomie transakcji, popartą dowodami zgromadzonymi w pliku eDN. Podział odpowiedzialności handlowej można dodatkowo określić w ramach ustaleń umownych między stronami. Dzięki wbudowaniu odpowiedzialności w całym łańcuchu dostaw podejście to wzmacnia identyfikowalność materiałów i zarządzanie łańcuchem dostaw, dając przedsiębiorstwom większą pewność, że dowody potwierdzające zgodność są zarówno dostępne, jak i możliwe do zidentyfikowania.
TimberID to platforma zapewniająca zgodność z przepisami, zaprojektowana w celu wspierania operacyjnej realizacji wymogów regulacyjnych.
W niniejszym artykule skupiliśmy się na jej zastosowaniu w odniesieniu do rozporządzenia EUDR.
Importując wyroby z drewna, można również napotkać inne wymogi regulacyjne UE, w zależności od danego produktu i opakowania, w szczególności rozporządzenie PPWR.
Planując strategię rozwoju, należy również wziąć pod uwagę, w stosownych przypadkach, przepisy ESPR/DPP dotyczące cyfrowego paszportu produktu (Digital Product Passport).
W przypadku importu do UE istotne znaczenie może mieć również rozporządzenie UE FLR w sprawie pracy przymusowej oraz pracy dzieci, w zależności od produktów, łańcucha dostaw i obowiązującego harmonogramu wdrożenia.
W zależności od sposobu prezentacji oświadczeń dotyczących ochrony środowiska i informacji o produkcie mogą mieć zastosowanie również inne wymogi dotyczące zrównoważonego rozwoju i informacji dla konsumentów.
Korzystając z TimberID, można przekonać się o wartości dedykowanej platformy zapewniającej zgodność z przepisami, która przekształca wymogi regulacyjne w powtarzalny proces operacyjny.
Dla importerów celem nie jest jedynie złożenie dokumentu DDS. Chodzi o stworzenie procesu, w ramach którego informacje są gromadzone, weryfikowane, oceniane, dokumentowane i dostępne w razie potrzeby.
Właśnie w tym zakresie technologia może przekształcić złożony obowiązek zapewnienia zgodności z przepisami w wykonalny proces biznesowy.
Więcej informacji: www.deeplai.com
503
2
77
26
13
647
479
12
