Wywiad miesiąca
Swapan Chaudhuri, ekspert w dziedzinie EUDR. Fot. Archiwum
Kurier Drzewny: Jak można zdefiniować główne założenia EUDR w obrocie drewnem i od kiedy zaczną obowiązywać nowe przepisy?
Swapan Chaudhuri: Rozporządzenie określa role Operatora do realizacji procesów należytej staranności oraz składania odpowiednich deklaracji (DDS) w obrocie towarem w stosunku do każdej transakcji, dokonując rejestracji w systemie UE Traces. W zależności od „roli” organizacji w łańcuchu dostaw, EUDR zobowiązuje przedsiębiorstwa do przeprowadzania procesów Należytej Staranności w celu udowodnienia zgodności. Wymaga to gromadzenia wiarygodnych i możliwych do zweryfikowania informacji na temat łańcuchów dostaw, ocen ryzyka oraz wdrożenia środków zapobiegających ryzyku, w tym w szczególności gromadzenia danych geolokalizacji pozyskania drewna.
Co istotne, dane te muszą być weryfikowalne w stosunku do każdej dostawy, Operator powinien posiadać dowody potwierdzające źródło pozyskania, zwłaszcza jest to istotne w obszarach zakalikowanych na poziomie wysokiego ryzyka.
K.D.:Jak organizacja w przemyśle drzewnym i papierniczym musi się przygotować do wdrożenia wymagań rozporządzenia? Czy mikro i małe przedsiębiorstwa będą traktowane inaczej niż duże firmy?
S.C.: Operatorem jest każdy podmiot, który po raz pierwszy wprowadza surowiec drzewny na rynek, każdy podmiot w obrocie międzynarodowym UE dokonując importu i/lub exportu, każdy podmiot, który w procesie przetworzenia drewna wprowadza na rynek nowy produkt pod nowym numerem HS, określony w załączniku do rozporządzenia EUDR. Ministerstwo Rozwoju i Technologii określa ilość podmiotów w przemyśle drzewnym objętych EUDR na ponad 40 tysięcy. W obrocie na obszarze UE realizacja składania deklaracji DDS została znacznie uproszczona dając możliwość użycia otrzymanego do danej transakcji referencyjnego numeru DDS. W szczególności dotyczy to mikro i małych firm, a szczegóły klasyfikacji takich firmy są ściśle określone.
Rozumiejąc wymogi EUDR jako proces transakcyjny, każdy Operator analizując liczbę dostawców i odbiorców, oraz dokumenty związane z działalnością takie jak WZ, PZ, dostawy, faktur itd., jest w stanie określić wymagany nakład pracy oraz oszacować czas potrzebny na wdrożenie.
K.D.: Jakie obowiązki spoczywają na firmach w świetle EUDR?
S.C.: W ramach realizacji obowiązków EUDR są dwa powiązane obszary. Pierwszy, to procesy związane ze składaniem deklaracji DDS w systemie „Traces” do każdej transakcji t.j. dokumentu dostawy towaru.
Procesy te, zwłaszcza dla średnich i dużych firm, można w znacznym stopniu zautomatyzować, wdrażając odpowiednie systemy informatyczne. Drugim, to wdrożenie procesów należytej staranności, w szczególności gromadzenie i weryfikacje danych, wprowadzenie odpowiednich procesów oceny i zapobieganie ryzyka, i dotyczy to produktów jak i podmiotów w danym łańcuchu dostaw, aż do źródła pozyskanie drewna, geolokalizacji. Geolokalizacja jest wiodącym wymogiem EUDR w stosunku do danego obszaru leśnego, gdzie musimy udowodnić, iż nie jest on zainfekowany wylesieniem i/lub degradacją. Nie mniej istotnym jest w w/w procesach posiadanie dowodu o pochodzeniu danej dostawy z wskazanego obszaru leśnego. Dla zobrazowania, EUDR nakłada obowiązek na wyłączenie konkretnej dostawy z obrotu w sytuacji pozyskania informacji o niezgodności. W przypadku kiedy dany podmiot nie jest w stanie wykonać tego obowiązku segregacji, musi poinformować swoich odbiorców o wprowadzeniu towaru do obrotu, w którym występuję niezgodność z EUDR, a te informację należy przekazać dalej aż do finalnego klienta.
K.D.: Jakie dane i dokumenty będą musiały gromadzić firmy, aby wykazać zgodność z EUDR?
S.C.: Gromadzenie odpowiedniej dokumentacji i jej weryfikacja stanowi najistotniejszy i najtrudniejszy obszar realizacji wdrożenia obowiązków EUDR. Rozporządzenie nie podaje listy dokumentów, sam proces należytej staranności w konkretnym kraju określa zakres tych dokumentów. Także działając w obszernych łańcuchach dostaw, w różnych krajach, a w szczególności dokonując importu do obszaru UE wymaga to znacznego zaangażowania. Należy pamiętać, iż każdy Operator musi przeprowadzać audyty swoich dostawców, wszystkich szczebli, aż do źródła, geolokalizacji pozyskania. Jednoczenie będą poddawani audytowi przez odbiorców, a przede wszystkim inspekcjom, które będą przeprowadzane przez Organ Właściwy (OW), który został lub będzie powołany w każdym kraju członkowskim UE, co oznacza, iż inspekcja może być wykonana przez każdy OW w dowolnym kraju.
K.D.: W jaki sposób firmy powinny się przygotować do wdrożenia obowiązków wynikających z EUDR?
S.C.: Każda firma powinna wprowadzić procedurę wdrożenia EUDR, która określi listy działań. Oczywiście poziom szczegółowości jest uzależniony od wielkości podmiotu.
Najpierw trzeba dokonać mapowanie naszego łańcucha dostaw, dziś się skupiamy na naszych dostawcach i odbiorcach, a EUDR zobowiązuje nas do poznania pełnego łańcucha dostaw, wszystkich szczebli. Należy się spodziewać, iż nasi odbiorcy również będą nas audytować pod względem zgodności EUDR, a my powinniśmy zademonstrować kontrole nad dostawcami, aż do źródła pozyskania, geolokalizacji.
Następnie trzeba dokonać wyboru systemu informatycznego lub zmodyfikować własny systemów informatycznych do zgodności z EUDR. Sądzę, że rachunek ekonomiczny powinien być decydujący w wyborze rozwiązania.
K.D.: Jakie sankcje grożą za nieprzestrzeganie regulacji EUDR?
S.C.: Jeżeli Operator jest w stanie zademonstrować przed Organem Właściwym, krajowym i/lub z innego kraju członkowskiego realizacje obowiązków wynikających z ustawy, które omawiamy, wynikiem inspekcji będą najpierw rekomendacje do wdrożenia w celu zapobiegania w przyszłości obrotu dostaw niezgodnych z przepisami EUDR. Proszę zapoznać się z krótkim podsumowaniem sankcji, które obejmuje opis potencjalnych grzywien sięgających nawet 4% obrotu firmy w UE, konfiskatę mienia lub wykluczenie z finansowania publicznego oraz kontraktów. Kary za nieprzestrzeganie przepisów zostaną określone w prawie krajowym. W odpowiednim czasie, naruszenia EUDR mają prowadzić do sankcji karnych, które mogą obejmować:
Grzywny proporcjonalne do szkód wyrządzonych środowisku naturalnemu i wartości przedmiotów (będą stopniowo wzrastać w przypadku powtarzających się naruszeń) w maksymalnej wysokości co najmniej 4% obrotu w UE w poprzednim roku i mogą zostać zwiększone do poziomu przekraczającego potencjalne korzyści gospodarcze;
Konfiskata produktów objętych ochroną lub konfiskata przychodów uzyskanych z tych przedmiotów;
Tymczasowe wykluczenie z procesów zamówień publicznych i finansowania publicznego; oraz
4. W przypadku poważnych lub powtarzających się naruszeń, tymczasowy zakaz handlu tymi produktami w UE lub zakaz korzystania z uproszczonego procesu należytej staranności.
K.D.: Czy istnieją już dostępne narzędzia cyfrowe lub platformy, które wspierają spełnienie wymogów EUDR?
S.C.: Jest wielu dostawców narzędzi cyfrowych do wspierania procesów wdrożenia EUDR, które w przeważnej mierze skupiają się na konkretnym zagadnieniem. Najbardziej obrazowym przykładem są systemy do wykonania analizy obszaru leśnego poprzez analizę zdjęć satelitarnych. Tak, jest to jednym z obowiązków określonych w rozporządzenia, taka analiza musi być wykonana raz na rok, w odniesieniu do roku 2020. Natomiast nie każdy potrzebuje takiej usługi, możemy uzyskać taki dokument od naszego dostawcy w procesie gromadzenia dokumentacji.
Należy dokonać wyboru firmy, która ma głęboką wiedzę na temat EUDR i oferuje realizacje wdrożenia kompleksowo, zapewniając najwyższy stopień odpowiednich funkcjonalności oraz automatyzacji realizacji odpowiednich procesów. Niewątpliwie sprawa kosztów jest istotna, nie tylko opłat licencyjnych, szybkości i łatwości wdrożenia, ale również nakładów ludzkiej pracy, koszt etatu.
K.D.: Jakie są najczęstsze pytania i wątpliwości uczestników Państwa webinarów dotyczących EUDR?
S.C.: Przeprowadziliśmy wiele szkoleń i dalej planujemy wspierać podmioty w zakresie praktycznych aspektów wdrożenia wymogów EUDR. Obecnie cyklicznie co 2 tygodnie zawsze w czwartki można się zapisać na bezpłatne szkolenie. Jest wiele specyficznych pytań, które się odnoszą do konkretnych sytuacji. Zapraszamy do kontaktu i współpracy, chętnie podzielimy się naszą wiedzą i doświadczeniem z zrealizowanych wdrożeń.
K.D.: Jakie wsparcie oferujecie firmom po zakończeniu szkolenia? Czy pomagacie we wdrażaniu procedur zgodnych z EUDR?
S.C.:Po pierwsze zachęcamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji i uzyskania odpowiedzi na kluczowe pytania – jakie działania stawia przed Tobą rozporządzenie EUDR?, oraz w jaki sposób TimberID może zarządzać procesami zgodności z EUDR w Twojej firmie? Następnie przeprowadzamy prezentacje platformy TimberID na żywo pokazując praktyczną realizacje wdrożenia odpowiednich procesów. Kolejnym etapem jest wypełnienie formularza zapytania ofertowego, gdyż wartość licencji użytkowania TimberID jest odpowiednia do przychodów firmy, co umożliwia każdemu skorzystanie z naszego systemu. Operacyjne koszty użytkowania naszego systemu są naliczane zgodnie z wykorzystaniem funkcjonalności, t.j. przechowywania, przesyłania i przetwarzania plików.
TimberID jest jedynym zdecentralizowanym rozwiązaniem, które pozwala na współpracę pomiędzy podmiotami w łańcuchu dostaw, zachowując prywatność i poufność danych, rejestracja przekazywanych dokumentacji, automatyzacja użycia pozyskanych danych, tym samym umożliwiając podmiotom na olbrzymie oszczędności niezbędnego nakładu pracy. (średnio koszt etatu to 20 tys euro rocznie).
[vc_row css=”.vc_custom_1747288171970{margin-right: 1px !important;margin-left: 1px !important;background-color: rgba(254,208,0,0.2) !important;*background-color: rgb(254,208,0) !important;}”][vc_column][vc_column_text]Realizacja zadań w zakresie obsługi deklaracji DDS jest wyłącznie sprawą raportowania. Natomiast prawidłowa implementacja procesu należytej staranności daje nam pewność, że prowadzenie naszej działalności jest zgodne z EUDR. Nasi odbiorcy będą poszukiwać stabilnych relacji biznesowych oraz dostawców gwarantujących poprawność działań, co przyczynia się do budowy silnej marki i stabilnego wzrostu na rynku.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
